طراحی اوراق اداری یکی از ملزومات هر شرکت برای معرفی هویت و برند آن است. شما با استفاده از طراحی اوراق اداری شرکت خود می‌توانید تصویر کاملی از اهداف و استراتژی‌های آن ارائه دهید؛ بنابراین، بسیار اهمیت دارد که شما چگونه خود را به آن‌ها معرفی می‌کنید. در نظر بگیرید مسئولیت انتخاب یک شرکت را ،به‌عنوان همکار تجاری، در یک سازمان بر عهده دارید. از میان دعوت‌نامه‌‌های ارسالی برای همکاری، انتخاب کدامیک برای شما اولویت دارد؟ شرکتی که یک برگ ساده‌ی متن پرینت‌‌شده از دعو‌ت‌نامه‌ی خود را در یک پاکت خالی برای شما ارسال کرده است یا شرکتی که محتوای خود را در یک پاکت مزین شده با نام برند و طراحی مرتبط با نوع کسبوکار خود ارسال نموده؟ از تفاوت این دو نوع محتوای ارسالی شما به چه چیز پی می‌برید؟ آیا توجه شرکت دوم به جزئیات و هویت برند خود، برای شما معنای خاصی ندارد؟ مسلماً استفاده از طراحی اوراق اداری در یک سازمان، نشان‌دهنده‌ی ارزشی است که آن سازمان برای ماهیت کسبوکار خود و همین‌طور مشتریانش قائل شده است.
یک مجموعه از اوراق اداری طراحی شده، به شما در برندسازی کسب‌و‌کارتان کمک می‌کند، همچنین جایگاه شرکت شما را ارتقا داده و باعث جلب اعتماد مشتریان می‌شود. البته نباید رقابت شدیدی که امروزه میان برندها وجود دارد را نادیده گرفت، اوراق اداری یکی از جنبه‌های رقابتی محسوب می‌شوند که نباید از آن غافل شوید.
برای کسب اطلاعات بیشتر دز مینه فوت و فن های برندسازی شخصی مقاله ما در این زمینه به شما کمک می کند.
![طراحی اوراق اداری]()
ست اوراق اداری شامل چه چیزهایی است؟
یک ست اوراق اداری شامل مجموعه‌ای از ملزومات اداری در ارتباط با مشتریان و تامین کنندگان است و کلیه‌ی مواردی که برای مکاتبات، ارسال و همچنین تبلیغات مورد استفاده قرار می‌گیرد را شامل می‌شود. از جمله:
- سربرگ‌های سایز A4 و A5؛
- فاکتور؛
- پاکتهای اداری، A4 و A5؛
- کارت ویزیت؛
- پوشه؛
- دفترچه یادداشت؛
- تمبر؛
- بگ؛
- کاور CD و DVD؛
- و سایر چیزهای تبلیغاتی مانند خودکار، لیوان و تی‌شرت.
البته استفاده از تمامی موارد گفته شده الزامی نیست و بسته به سطح کسبوکار شما متفاوت است. اگر شما قصد تبلیغات دارید، یکی از بهترین روش‌ها، استفاده از آیتم‌های تبلیغاتی نظیر خودکار، ماگ و تی‌شرت یکدست با اوراق اداری شرکت شماست. یک طرح خلاقانه می‌تواند تأثیر زیادی در معرفی و بازاریابی شرکت شما داشته باشد.
کاربردهای اوراق اداری
طراحی اوراق اداری در سازمان برای کاربردهای مختلفی انجام می‌شود. اصلی‌ترین کاربرد آن، شناخت برند و نمایش هویت شرکت است. علاوه‌بر این طراحی باکیفیت اوراق اداری نمادی از حرفه‌ای بودن و رفتار شرکت محسوب می‌شود. در صورتی که شما اوراق اداری خود را به‌صورت طراحی شده و همراه با نام و لوگوی سازمانی ارسال کنید، امکان سوء استفاده از این اوراق به حداقل می‌رسد. همچنین ارسال اوراق اداری طراحی شده و زیبا این حس را به مشتریان شما القا می‌کند که شما در قبال آن‌ها احساس مسئولیت دارید و به مشتریان خود احترام می‌گذارید.
یکی دیگر از مهم‌ترین کاربردهای اوراق اداری، اطلاعاتی است که روی آن‌ها درج شده است. به‌عنوان مثال، اطلاعات تماس درج شده بر روی سربرگ‌ها، باعث دسترسی راحت‌تر به شرکت شما از طریق این راه‌های ارتباطی می‌شود. موقع درج اطلاعات حتماً به این نکته توجه کنید که باید امکان پاسخگویی به مشتریان از طریق شماره‌ها و ایمیل‌های درج شده روی اوراق اداری، وجود داشته باشد.
اهمیت داشتن اوراق اداری منحصر‌به‌فرد برای کسبوکارها
هدف از طراحی اوراق اداری تعیین ماهیت و هدف کسبوکار شماست. به‌عنوان مثال، نامه‌ای که با نام و مشخصات شرکت ارسال می‌شود، ضمن معرفی کسبوکار، ماهیت شرکت شما را مشخص می‌کند. به‌عنوان مثالی دیگر، کارت ویزیتی که به مشتریان داده می‌شود، علاوه بر اطلاعات تماس، یک تصویر کلی از شرکت و استراتژی آن ارائه می‌دهد. جزئیاتی که در یک ست اوراق اداری رعایت شده است، بیانگر توجه شما به جزئیات است.
به‌طور کلی می‌توان گفت یک ست اوراق اداری، بیانگر رفتار سازمان است. به‌عنوان مثال، یک شرکت در زمینه‌ی طراحی گرافیک باید به جزئیات زیبایی شناسی در اوراق اداری خود توجه کند. همچنین اوراق اداری طراحی شده، شما را از سایر کسب‌و‌کارهای مشابه متمایز می‌کنند و یک مزیت رقابتی برای شما محسوب می‌شوند. در طراحی یک ست اوراق اداری منحصر‌به‌فرد، توجه به رنگ و طرح متناسب با کسبوکار اهمیت زیادی دارد. لوگوی اختصاصی شرکت نیز باید به‌ورت مناسب، در قسمت‌های مختلف استفاده شود.
![ست اوراق اداری]()
انتخاب رنگ در طراحی اوراق اداری
انتخاب رنگ در طراحی اوراق اداری اهمیت زیادی دارد. طراحی اوراق اداری تصویر برند شما را نشان می‌دهد و باید استراتژی شرکت شما در این طراحی گنجانده شده باشد تا بتواند پیام شما را به‌درستی انتقال دهد. یکی از مهم‌ترین مؤلفه‌ها در این طراحی، انتخاب رنگ است. هر رنگ، معنا و مفهوم مشخصی دارد و باید به این مفاهیم توجه داشته باشید. شاید بهترین روش برای انتخاب رنگ، استفاده از رنگ‌های موجود در لوگو باشد. شما می‌توانید از رنگ‌های به‌کار برده شده در لوگو و همچنین رنگ‌های مکمل آن استفاده کنید.
در انتخاب رنگ در زمان طراحی، باید به این نکته دقت کنید که این رنگ‌ها باید به فرمت CMYK انتخاب شوند. معمولاً در صنعت چاپ از این فرمت استفاده می‌شود و در زمان طراحی این مسئله باید در نظر گرفته شود. مسئله‌ی دیگر فضای رنگی کار شماست که نباید تداخلی با کادر مربوط به نوشته‌ها داشته باشد. همچنین باید بدانید که میزان رنگ استفاده شده، مستقیماً بر هزینه‌ی چاپ طرح تأثیرگذار است؛ بنابراین، انتخاب رنگ باید به‌گونه‌ای باشد که صرفه‌ی اقتصادی داشته باشد.
برای تهیه‌ی اوراق اداری از چه نوع چاپی استفاده می‌شود؟
چاپ اوراق اداری را می‌توان به دو صورت افست و دیجیتال انجام داد. در صورتی‌که تیراژ کم باشد یا محدودیت زمانی داشته باشید باید از چاپ دیجیتال استفاده کنید؛ اما، در تیراژهای زیاد استفاده از چاپ افست به لحاظ اقتصادی به‌صرفه‌تر است. چاپ افست نیز خود به دو صورت عمومی و خصوصی انجام می‌شود. در روش عمومی طرح شما در کنار طرح‌های دیگر در یک زمان چاپ می‌شود و کیفیت رنگ به‌صورت میانگینی از رنگ‌های تمامی طرح‌هاست؛ به همین علت، در صورتی که کیفیت کار و رنگ برای شما اهمیت دارد، بهتر است به روش خصوصی آن را چاپ کنید.
طراحی اوراق اداری خود را به چه کسی بسپاریم؟
در صورتی که می‌خواهید طراحی اوراق اداری خود را برون‌سپاری کنید دو گزینه پیشرو دارید. یا اینکه توسط شرکتهای طراحی گرافیک انجام دهید یا از طریق سایت‌های واسطه به افراد آزادکار یا همان فریلنسرها بسپارید. اگرچه به لحاظ هزینه، کار با فریلنسرها مقرون به‌صرفه‌تر است، مسئله‌ای که وجود دارد این است که فریلنسرها غالبا افراد کم‌تجربه‌ای هستند. هدف اکثر افرادی که به‌صورت فریلنس کار انجام میدهند این است که از طریق انجام پروژه در سایت‌های واسطه، رزومه‌ی کاری خود را تکمیل کنند؛ بنابراین، در صورتی‌که کیفیت کار برای شما اهمیت دارد ما به شما پیشنهاد می‌کنیم که کار خود را به شرکتهای طراحی گرافیکی حرفه‌ای در این زمینه واگذار کنید تا دغدغه‌ای از این بابت نداشته باشید.
طبیعتاً افرادی که در حوزه‌ی طراحی اوراق اداری به‌صورت تخصصی فعالیت می‌کنند، با اصول طراحی و رنگ‌بندی، سایزها و قواعد مربوط به چاپ آشنایی دارند و کار را به شیوه‌ای حرفه‌ای‌تر انجام میدهند. مزیت دیگر همکاری با شرکتهای گرافیکی این است که امور مربوط به چاپ یا توسط خود آن‌ها انجام می‌شود یا اینکه آن را به شرکتهای همکار واگذار می‌کنند و در هر دو حالت آنچه که به شما تحویل میدهند، محصول نهایی است.
طراحی اوراق اداری چگونه انجام می‌شود؟
عموماً افراد کار طراحی اوراق اداری را به طراحان می‌سپارند؛ اما، شما چه خودتان قصد طراحی کردن اوراق اداری را داشته باشید و چه بخواهید آن را به طراحان واگذار کنید، پیش از آن باید یک‌سری مؤلفه‌ها را مشخص کنید. این مؤلفه‌ها به شرح زیرند:
- نوع کسبوکار خود را تعیین کنید. هدف شرکت، حوزه‌ی کاری و محصولات خود را نیز مشخص کنید.
- حجم تیراژ را تعیین کنید. معمولاً در تیراژ بالا استفاده از رنگ‌های زیاد، مقرون‌به‌صرفه نیست.
- اطلاعات ضروری مربوط به شرکت که می‌خواهید داخل اوراق اداری اضافه شود را تعیین کنید. معمولاً این اطلاعات شامل نام و لوگوی شرکت، شعار شرکت و اطلاعات تماس به‌صورت خلاصه است.
- در صورتی‌که شرکت شما لوگو ندارد، قبل از هر چیز در فکر طراحی لوگو باشید.
- رنگ‌های مدنظر خودتان را مشخص کنید. معمولاً از رنگ‌های لوگو و مکمل‌های آن استفاده می‌شود.
- فونت مناسب را تعیین کنید. در انتخاب فونت به خوانایی و همخوانی آن با لوگو توجه داشته باشید.
پس از تعیین تمامی این موارد، نوبت به مرحله‌ی طراحی می‌رسد. یک‌سری قواعد برای بهبود کیفیت طراحی وجود دارد؛ از جمله اینکه، می‌توانید از فضای سفید برای نمایش بهتر طرح‌های رنگی خود و خواناتر شدن نوشته‌ها استفاده کنید. باید به این نکته توجه کنید که معمولاً قسمت بالایی صفحات، چه صفحات سربرگ و چه پاکت نامه‌ها، بیشتر در معرض دید هستند؛ بنابراین، مؤلفه‌های اساسی باید در بالاترین قسمت صفحه قرار گیرند.
کار طراحی ست اوراق اداری را می‌توان با ابزارهای گرافیکی عمومی از جمله فتوشاپ انجام داد؛ اما، حرفه ای‌ترین ابزارها برای این کار، نرم افزارهای ایلاستریتور و ایندیزاین هستند. این نکته را نیز در نظر بگیرید که در طراحی اوراق اداری، باید قواعد طراحی و چاپ به‌درستی رعایت شده باشند به همین دلیل، پیشنهاد ما این است که اگر در زمینه‌ی طراحی گرافیک مهارت کافی ندارید، این کار را به طراحان باتجربه واگذار کنید.
قیمت طراحی اوراق اداری
قیمت طراحی اوراق اداری به عوامل مختلفی بستگی دارد. یکی از این عوامل نوع چاپ است، همانطور که گفته شد چاپ دیجیتالی قیمت بیشتری دارد، اما، کیفیت بهتری ارائه می‌دهد. چاپ‌های افست هزینه‌ی کمتری دارند و در صورتی که به‌صورت خصوصی انجام شوند، کیفیت خوبی خواهند داشت. مسئله‌ی دیگر در قیمت طراحی اوراق اداری، تعداد رنگ به‌کار رفته در طرح است؛ یعنی، هرچه تعداد رنگ‌ها بیشتر باشد به همان نسبت هزینه نیز افزایش می‌یابد. علاوه‌بر این تیراژ چاپ و جنس کاغذ نیز در قیمت طراحی اثر دارد.
تعداد آیتم‌هایی که می‌خواهید به چاپ برسانید نیز در تعیین قیمت مهم است؛ مثلاً، برخی از شرکت‌ها مبلغی را نیز صرف تبلیغات شرکت خود با چاپ آیتم‌هایی نظیر تی‌شرت و ماگ می‌کنند. به‌طور کلی هرچه کار باکیفیت‌تر باشد هزینه‌های چاپ و طراحی آن بالاتر است؛ با این وجود، به دلیل اهمیت اوراق اداری در کسبوکار شما، ارزش کار باکیفیت تمامی این هزینه‌ها را توجیه می‌کند.
سخن پایانی
طراحی اوراق اداری یکی از بهترین شیوه‌های معرفی ماهیت شرکت‌ها است. اگرچه امروزه ارتباطات الکترونیکی از جمله ایمیل، اصلی‌ترین روش‌های برقراری ارتباط میان شرکت‌ها محسوب می‌شوند، کماکان تعاملات کاغذی میان شرکت با تأمین‌کنندگان و مشتریان یک نیاز ضروری است. استفاده از ایمیل، باعث شده که نامه‌نگاری‌های کاغذی، یک هزینه‌ی اضافه و یک کار بی‌ارزش محسوب شوند؛ اما، نباید از تأثیر این مکاتبات غافل شویم، روش‌های مکاتبه و تعامل شما با سایر شرکت‌ها، نقش به‌سزایی در شناخت کسبوکار شما خواهد داشت. علاوه‌بر این، نحوه‌ی ارتباط صاحبان مشاغل با مشتریان و تأمین‌کنندگان، بیانگر حرفه‌ای بودن آن‌هاست. یک ست اوراق اداری مناسب، نشان‌دهنده‌ی میزان توجه شما به جزئیات و کیفیت کار است.
در دنیای امروز، رقابت میان کسبوکارها بسیار شدید شده است و هر شرکتی برای معرفی برند و تبلیغات از شیوه‌های خلاقانه‌ای استفاده می‌کند؛ بنابراین، شما باید از هر وسیله‌ای برای شناساندن کسبوکار خود به افراد استفاده کنید و بتوانید با سایر شرکت‌ها در این زمینه رقابت کنید. طراحی اوراق اداری، یکی از بهترین راه‌ها برای رسیدن به این هدف محسوب می‌شود؛ بنابراین، اگر تابه‌حال اوراق اداری برای شرکت خود طراحی نکرده‌اید بهتر است هرچه زودتر برای این کار اقدام کنید.
برای دیدن نمونه کار های طراحی ست اوراق اداری ما به لینک زیر مراجعه کنید: