اصول طراحی ست اداری

در دنیای مدرن امروز و با توجه به گستردگی فعالیت‌ شرکت‌ها و وجود رقبای متعدد، شما به‌عنوان یک مدیر باید به دنبال ایجاد یک هویت منحصربه‌فرد برای سازمان یا شرکت خود باشید. در واقع باید بدانید که هر شرکت برای جلب اعتماد و نشان دادن اعتبار باید به چه طریقی برندش را مطرح کند. یکی از روش‌های برندسازی و هویت برند، توجه به عوامل ظاهری مانند ست اداری است.

طراحی ست اداری خود را به آرمکده بسپارید

طراحی ست اداری حرفه‌ای علاوه ‌بر شناساندن برند شما به مشتریان، شرکت‌ها و رقبا، در حافظه‌ی دیداری آن‌ها نیز باقی می‌ماند و موجب ماندگاری و تداوم فعالیت شما می‌شود. ست اداری نماینده‌ی بصری هر شرکت یا سازمان است و باید از استانداردهای خاصی پیروی کند. در این مقاله به اصول طراحی ست اداری برای هر شرکت و تأثیر آن روی کسب‌وکار و تبلیغات‌شان پرداخته می‌شود.

منظور از طراحی ست اداری چیست؟

طراحی ست اداری شامل طراحی خلاقانه‌ی اقلام زیر می‌شود:

• سربرگ A4 و A5،
• کارت ویزیت،
• پاکت نامه(پاکت ملخی)،
• پاکت A4 و A5،
• فولدر(پوشه)،
• لیبل و جلد سی‌دی،
• کاغذ یادداشت،
• برچسب اموال،
• لیبل و ... .

در کنار آن‌ها مواردی مثل اوراق مالی و اداری(فاکتور، قبض، کاردکس و فرم‌های داخلی)، کارت‌های پرسنلی و ... نیز می‌توانند در طراحی ست اداری گنجانده شوند.

با رعایت اصول طراحی ست اداری، این ست می‌تواند به‌شکل ابزاری قدرتمند در جهت تبلیغ شرکت و حوزه‌ی فعالیت شما عمل کند. فراموش نکنید که اصول طراحی ست اداری باید به‌خوبی رعایت شود تا بتواند در حوزه‌های مختلف تأثیرگذار باشد. یک ست اداری با طراحی نامناسب، موجب می‌شود که دیدگاه مشتریان نسبت به شرکت شما عوض شده و حتی گاهی از آشفتگی و بی‌نظمی درون‌سازمانی را جلوگیری کند.

مهم‌ترین اصول طراحی ست اداری

هماهنگی یکی از مهم‌ترین اصول طراحی ست اداری است که زیبایی و نظم را در حوزه‌های گوناگون به‌همراه می‌آورد. طبق اصول طراحی ست اداری، این ست باید از هماهنگی درونی و بیرونی برخوردار باشد. هماهنگی درونی به معنای هم‌شکل بودن طراحی اقلام گوناگون از لحاظ خطوط، انحناها و رنگ‌بندی است.

منظور از هماهنگی بیرونی در اصول طراحی ست اداری، همگون بودن طراحی ست اداری با سایر طراحی‌های خارج از این ست است؛ مثلا هماهنگی ست اداری با طراحی رابط کاربری وب‌سایت و هماهنگی همه‌ی طرح‌ها با رنگ سازمانی.

توجه به موضوع فعالیت نکته‌ی مهم دیگری در اصول طراحی ست اداری است و به‌خصوص برای کسب‌وکارهایی که قبل از طراحی ست اداری، هویت بصری برای سازمان خود نساخته‌اند، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. مثلا ست اداری یک دفتر حقوقی باید رنگ‌های رسمی‌ داشته باشد یا ست اداری کسانی که در حوزه‌ی پوشاک کودک فعالیت می‌کنند، بهتر است با رنگ‌های شاد و پرانرژی طراحی شود.

به‌خاطر داشته باشید که هنگام طراحی ست اداری، کامل بودن اطلاعات ضروری کسب‌وکار شما اهمیت بسزایی دارد. پس در طراحی ست اداری خود ذکر اطلاعاتی مثل آدرس پستی، شماره تلفن، آدرس وب‌سایت و آدرس پست الکترونیکی را مدنظر قرار دهید.

از دیگر نکات مهم در اصول طراحی ست اداری، رعایت استانداردهای مربوط به اقلام استفاده‌شده است؛ به‌عنوان مثال اندازه استاندارد سربرگ A4 وA5 است. با استفاده از اصول طراحی ست اداری از ایده‌های خلاقانه و کاربردی بهره ببرید تا بتوانید به نتیجه‌ای ایده‌آل و منحصربه‌فرد برسید.

ست اداری شامل چیست

سربرگ، کارت ویزیت و انواع پاکت‌نامه از مهمترین اسناد در طراحی ست اداری هستند. در ادامه توضیح کوتاهی خواهیم داد درباره‌ی اینکه ست اداری شامل چیست و چه مواردی باید در هر کدام از این اسناد ذکر شود.

•                                  

• سربرگ: به کاغذهایی که دارای نشان سازمانی هستند و برای نامه‌نگاری‌های ادارات و مؤسسات یا اشخاص حقیقی به‌کار می‌روند، سربرگ گفته می‌شود. عموما سربرگ‌ها در سایزهای A4 و A5 تهیه می‌شوند.

  مواردی که معمولا در سربرگ قرار می‌گیرند عبارتند از: لوگو یا نشان تجاری، آدرس پستی، شماره تلفن، تاریخ، شماره نامه، پیوست و اسم ارگان یا شرکت. به طور معمول لوگو در قسمت بالا سمت راست هدر قرار می‌گیرد. تاریخ، شماره نامه و پیوست روبه‌روی لوگو در سمت چپ هدر چاپ می‌شود. اسم شرکت هم درست در وسط هدر قرار می‌گیرد تا بیننده در اولین نگاه آن‌را ببیند. آدرس پستی، شماره تلفن، شماره فکس و دیگر راه‌های ارتباطی هم در فوتر سربرگ چاپ می‌شوند.

•                                 

• کارت ویزیت: یکی دیگر از ابزارهای تبلیغاتی که در طراحی ست اداری اهمیت زیادی دارد، کارت ویزیت است. ابعاد استاندارد کارت ویزیت 5*9 بوده و روی آن لوگو، مختصری از محدوده فعالیت شرکت، نشانی و شماره تلفن قید می‌شود.

•                                 

• پاکت نامه: معمولا ابعاد پاکت نامه متناسب با ابعاد سربرگ A4 است. پیشنهاد می‌کنیم که هنگام طراحی ست اداری، ابعاد پاکت را در حالت بسته معادل یک‌سوم ابعاد سربرگ به اضافه‌ی شش میلی‌متر(پهنا و بلندا) در نظر بگیرید.

  روی پاکت نامه هم باید لوگو، آدرس پستی و شماره تلفن قید شود. محل قرارگیری لوگو در قسمت سمت چپ-بالای پاکت است. آدرس پستی، شماره تلفن، آدرس الکترونیک و دیگر راه‌های ارتباطی نیز در پایین-سمت چپ ذکر می‌شوند. فراموش نکنید که قسمت سمت راست-بالای پاکت را برای محل الصاق تمبر و عملیات پستی خالی بگذارید.

توجه داشته باشید که طبق اصول طراحی ست اداری، باید بین تمام محصولات هماهنگی بصری وجود داشته باشد؛ زیرا سربرگ، کارت ویزیت، پاک‌نامه، کارت پرسنلی و ... معرف هویت شرکت شماست و باید به یک شکل طراحی شوند و رنگ مشترکی داشته باشند.

اهمیت ست اداری

ممکن است شما به‌عنوان مدیر شرکت در طول روز با افراد و سازمان‌های زیادی مکاتبه کنید؛ از آنجایی‌که اغلب مذاکرات حضوری نیستند، اوراق اداری شرکت می‌توانند معرف شخصیت شما و سازمانتان باشند؛ همچنین جایگاه‌تان را در نظر مخاطب ارتقا داده و در او ایجاد اعتماد کنند.

بدیهی است که طراحی طبق اصول طراحی ست اداری می‌تواند به‌صورت غیرمستقیم به‌شکل یک بازاریاب برای شما عمل کند و دیدگاه مخاطبتان را شکل دهد. استفاده از یک ست اداری با طراحی یکپارچه و تخصصی شخصیت برند شما را به نمایش می‌گذارد و از مهمترین راه‌های ارتباط با شرکت‌ها و افراد مختلف است. اوراق و اقلام اداری در شناخت مخاطب و اعتماد او اثر می‌گذارد و تصویری ماندگار از شما و شرکتتان در ذهن او می‌سازد.

کاربرد ست اداری برای کسب‌وکارها

همانطور که پیش از این ذکر شد، مکاتبات اداری از مهمترین ابزارهای ارتباطی و تعاملی برای هر سازمان یا شرکت هستند؛ به‌عبارت دیگر مکاتبات اداری زبان رسمی هر شرکت است و نحوه ارائه و ظاهر ست اداری در کنار رعایت کردن آیین نگارش می‌تواند در موفقیت هر شرکت نقش مهمی ایفا کند. در ادامه به کاربردهای ست اداری اشاره خواهیم کرد:

مهم‌ترین اصول طراحی ست اداری این است که انتقال اطلاعات به‌صورت یکپارچه و منسجم در قالبی رسمی صورت پذیرد. اطلاعات ذکر شده در سربرگ و پاکت‌نامه، شرکت شما را به طور کامل به مخاطب معرفی کرده و در صورتی‌که طراحی آن‌ها جذاب باشد و از رنگ‌های هماهنگ در آن استفاده شده باشد، مخاطبتان ترغیب می‌شود تا با شما ارتباط بیشتری برقرار کند.

طبق اصول طراحی ست اداری، شکل ظاهری ست شما در کنار نحوه‌ی نگارش مطالب و نحوه‌ی درج آن‌ها، هویت و ماهیت کاری شرکت شما را نشان می‌دهد و همچنین موجب ارتقای برند شما می‌شود. علاوه ‌بر این راه‌های ارتباطی مندرج در ست اداری‌تان دسترسی آسان مخاطبین و شرکت‌های دیگر را به شما فراهم می‌کند.

از دیگر کاربردهای ست اداری افزایش امنیت است؛ به‌این معنا که شما می‌توانید با ثبت اسناد و اوراق متعلق به برندتان از هرگونه کپی‌برداری و مشکلات ناشی از آن جلوگیری کنید. تصور کنید که مدیر یک شرکت در کاغذی سفید با شرکت دیگری قرارداد کاری امضا کند، این امکان وجود دارد که طرفین معامله با درج اطلاعات روی کاغذ سفید و بی‌نام‌ونشان دیگر و اعمال تغییرات دلخواه، به‌نفع خود از قرارداد سوءاستفاده کنند.

ست اداری شما نشان‌دهنده اعتبار شرکت‌تان است و در جلب اعتماد مخاطبین و معرفی برند شما نقش بسزایی دارد.

ارائه‌ی اطلاعات لازم برای ثبت در اتوماسیون اداری شرکت مخاطب اهمیت زیادی دارد. یکی از مهمترین کاربردهای ست اداری این است که تمام مکاتبات اداری شما با درج شماره‌نامه، عنوان و اطلاعات دیگر ثبت می‌شوند.

طبق اصول طراحی ست اداری، درج لوگو روی هر کدام از اقلام اداری می‌تواند برند و خدماتی را که ارائه می‌دهید، بهتر در معرض دید مخاطب قرار دهد و به‌این‌شکل ماهیت کاری شما به رسمیت شناخته می‌شود.

از دیگر کاربردهای ست اداری این است که هماهنگی و هارمونی موجود در رنگ و محتوای آن باعث می‌شود که مخاطب این نظم و ترتیب را به کل فعالیت و شرکت‌تان تعمیم دهد و جذب شما بشود.

یک ست اداری حرفه‌ای، زیبا و متناسب با تم و رنگ شرکت شما می‌تواند معرف فعالیت و عملکردتان باشد و غالبا شرکت‌ها برای انجام امور تبلیغاتی از آن استفاده می‌کنند. اگر کارت ویزیت طراحی خوبی داشته باشد به‌تنهایی می‌تواند در تبلیغ شرکت شما نقش مهمی داشته باشد.

• انتقال اطلاعات به‌صورت یکپارچه
• نشان‌دهنده هویت شرکت و سهولت در ارتباطات
• افزایش امنیت
• ایجاد اعتماد در مخاطبین
• ثبت مکاتبات اداری
• معرفی ماهیت کاری و تجاری شرکت
• نشان‌دهنده نظم و ترتیب شرکت
• تأثیر طراحی ست اداری در تبلیغات شرکت‌ها

ست اداری و طراحی خاص با ایجاد یک هویت بصری زیبا و خاص، به برندسازی شرکت شما کمک می‌کند. در واقع می‌توانید با استفاده از ست اداری منحصربه‌فرد خود، سریع‌تر با مخاطب ارتباط برقرار کرده و در ذهن او ماندگار شوید.

نکات مهم پیش از طراحی ست اداری

توجه داشته باشید که عناصر موجود در ست اداری ابزار تبلیغاتی مهمی برای شرکت شما هستند. پس قبل از طراحی ست اداری مواردی را که در ادامه می‌آیند، مورد توجه قرار دهید. یکی از مهمترین نکته‌ها در طراحی ست اداری، هماهنگی تم کلی ست اداری با سایت شرکت است؛ همخوانی بین اجزای ست اداری نشان می‌دهد که شما برای تمام امور مربوط به مشتریان وقت و هزینه‌ی کافی را لحاظ کرده‌اید و این به بالا بردن اعتبار شرکت‌تان کمک می‌کند.

باتوجه به اهمیت طراحی ست اداری باید به استفاده از عناصر طراحی توجه کنید؛ از جمله عناصری که در نگاه اول در هر ست اداری به چشم می‌خورند، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

لوگو نشان‌دهنده‌ی برند و فعالیت شماست، پس طراحی و استفاده از لوگو در ست اداری می‌تواند هویت سازمانی‌تان را به مخاطب معرفی کند.

انتخاب رنگ سازمانی یکی دیگر از نکات مهم در اصول طراحی ست اداری است. هر شرکت بسته به نوع محصولات و خدماتش باید بهترین و مناسب‌ترین رنگ سازمانی را برای خود برگزیند. شما می‌توانید از افراد متخصص برای انتخاب رنگ سازمانی‌تان، کمک بگیرید و این رنگ را در ست اداری و سایت خود به‌کار ببرید.

بهترین و مناسب‌ترین فونت را برای درج آدرس پستی، شماره تلفن، آدرس پست الکترونیک و سایر موارد انتخاب کنید. یک فونت خوانا و زیبا می‌تواند در طراحی ست اداری شما نقش مهمی داشته باشد.

• لوگو
• رنگ سازمانی
• فونت

تأثیر رنگ در طراحی ست اداری

انتخاب رنگ مناسب در طراحی ست اداری از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. به‌خاطر داشته باشید که رنگ مناسب با فعالیت شرکت خود را انتخاب کنید تا تأثیر مثبتی در مخاطبتان بگذارد. گاهی طراحان در کنار رنگ سازمانی از یک رنگ مکمل یا خنثی نیز استفاده می‌کنند تا جلوه‌ی بهتری به ست اداری بدهند.

بعضی مواقع در طراحی ست اداری از عناصر رنگی برای تزئین نیز استفاده می‌شود. البته به‌کاربردن خطوط رنگی در طراحی ست اداری به‎منظور برجسته کردن و تفکیک مطالب برای افزایش زیبایی صفحه نیز مفید است.

رنگ مناسب در ست اداری شرکت موجب ارتباط بصری بهتر مخاطب می‌شود؛ علاوه‌براین می‌تواند در برندسازی شرکت نیز به شما کمک کند. در انتخاب رنگ سازمانی و طراحی ست اداری از رنگ‌هایی استفاده کنید که علاوه‌بر افزایش جذابیت و زیبایی ست شما، مانع خوانا بودن مطالب نشود. رنگ مناسب ست اداری و تأثیر روانی آن روی مخاطب موجب می‌شود تا او در هر مکان دیگری که با آن رنگ برخورد کرد، نظرش جلب شده و شرکت شما را به خاطر بیاورد.

نکات مهم در طراحی ست اداری

در طراحی ست اداری باید استانداردهای خاصی لحاظ شود. عناصر گرافیکی نقش مهمی در زیبایی و جلوه‌ی ست اداری شما دارند، اما استفاده‌ی زیاد از آن‌ها می‌تواند جذابیت کار را از بین ببرد. در طراحی ست اداری باید فضای خنثی نیز در نظر گرفته شود. برای شناخت بیشتر قوانین و استانداردهای طراحی ست اداری در ادامه به مواردی اشاره می‌شود:

• در طراحی ست اداری حتما از رنگ ثابت سازمانی استفاده کنید.
• سایز فونت باید مناسب و خوانا باشد، بهترین سایز فونت برای ست اداری 9 است.
• از نوشتن متن رنگی شدیدا خودداری کنید.
• طراحی ساده موجب افزایش جذابیت ست اداری شما می‌شود؛ پس بهتر است از سبک‌های بازاری و استفاده بیش‌ازحد از تصاویر خودداری کنید.
• با توجه به فارسی یا لاتین بودن لوگو بهترین مکان را برای آن انتخاب کنید.
• با مشاوره یک فرد متخصص چاپ، مرغوب‌ترین جنس ممکن را برای ست اداری خود انتخاب کنید.
• در طراحی سربرگ، فضای مفید و قابل استفاده را تا حد ممکن افزایش دهید.
• نهایتا از دو رنگ در ست اداری خود استفاده کنید.
• حاشیه‌ی امن برش را در طراحی مدنظر قرار دهید.

سخن پایانی

هدف از طراحی ست اداری، هویت بخشیدن به برند و ماهیت یک شرکت است. طراحی زیبا و متناسب با زمینه‌ی فعالیت شرکت، انتخاب رنگ مناسب و رعایت هارمونی بین طرح‌ها می‌تواند در برندسازی شرکت شما نقش مهمی داشته باشد.

استفاده از ست اداری موجب ارتقای وجهه و اعتبار شما در نزد مخاطبان می‌شود و همچنین در برندسازی و معروف کردن لوگوی شرکت در میان شرکت‌ها و سازمان‌های دیگر تأثیر بسزایی دارد. علاوه‌براین استفاده از ست اداری از هرگونه کپی‌برداری از اسناد و اوراق شرکت جلوگیری می‌کند.

به‌یاد داشته باشید که رعایت کردن اصول طراحی ست اداری در ماندگار کردن برند شما نقش مؤثری دارد. برای طراحی ست اداری خود حتما از مشاورین و طراحان باسابقه کمک بخواهید چرا که هماهنگی و تناسب بصری در این نوع از طراحی بسیار مهم است.