طراحی ست و اوراق اداری

رسالت یک کارت ویزیت در ست اداری، ارائه راه‌های ارتباطی با شرکت (contacts) به مخاطب است. یک کارت ویزیت جذاب می‌تواند نام برند شما را سالها در نزد اشخاص زنده نگه دارد. امروزه از روش‌های مختلفی مانند کارت ویزیت مینیمال و کارت ویزیت خلاقانه برای طراحی کارت ویزیت استفاده می‌شود. نکته مهم در طراحی کارت ویزیت این است که رسالت اصلی آن که همان درج پل‌های ارتباطی با شرکت مانند تلفن، آدرس ایمیل، اکانت‌های شبکه اجتماعی، آدرس سایت و ... هست نباید تحت‌الشعاع موارد دیگر قرار بگیرد. در مجموعه «بمان» با توجه به پرستیژ نوع یک کسب‌وکار، ژنتیک برند و استراتژی بازاریابی، بهترین پیشنهاد برای طرح کارت ویزیت به شما ارائه خواهد شد.

برگه‌ای است که مکاتبات رسمی شرکت در آن انجام می‌شود و وظیفه آن انتقال محتوا (content) است. یک سربرگ خوب باید لوگوی شرکت را در نقطه مناسبی از صفحه جایابی کنید و تمام اطلاعات ارتباط با شرکت مانند آدرس، تلفن، آدرس سایت و... را به نحوی در آن بگنجاند که مزاحم بخش مربوط به متن اصلی نباشد. معمولاً سربرگ‌ها را در قطع A4 یا A5 به صورت یکٰ‌رو و با زمینه ساده طراحی می‌کنند تا در هنگام کپی یا فکس دچار تغییرات رنگی نشود. در مجموعه‌ی «بمان» می‌توانید سفارش استفاده از پترن اختصاصی برند خود را برای طراحی در پشت سربرگ با هزینه مناسب بدهید. پترن یک الگوی تصویری تکرار شونده است که برندهای معتبر از آن برای طراحی گرافیکی استفاده می‌کنند.

پاکتی است که وظیفه تأمین محرمانگی در شرکت را بر عهده دارد و حمل نامه‌های شرکت به سایر شرکت‌ها و نهادها توسط آن انجام می‌شود. برای شرکت‌هایی که اولین بار است که از شما نامه‌ای را دریافت می‌کنند، طرح پاکت‌نامه معمولاً اولین تصویری است که از برند شما در ذهن آنها شکل می‌گیرد. یک پاکت‌نامه‌ی اصولی باید در پشت خود دارای لوگوی شرکت و اطلاعات ارتباطی آن باشد و فضای کافی برای نوشتن اطلاعات گیرنده و فرستنده و تمبر مخصوص نامه داشته باشد. اندازه پاکت‌نامه متناسب با اندازه سربرگ و نوع کسب و کار شما تعیین خواهد شد تا به خصوص در کسب‌و‌کارهایی که نامه‌نگاری‌های فراوان دارند، از اتلاف هزینه برای کاغذ جلوگیری شود. دیزاین بخش داخلی پاکت‌نامه با پترن شرکت هم از نقاط تمایز «بمان» در طراحی پاکت‌نامه است.

پاکت A4 کارکرد حفاظت از اسناد اداری در یک شرکت یا سازمان را دارد. به کمک این نوع پاکت‌ها که معمولاً به صورت عمودی یا افقی طراحی می‌شوند، اوراق و اسناد اداری مانند فاکتورها، سربرگ‌ها، قراردادها و برگه‌های یادداشت حفاظت می‌شوند و از تا خورن آنها جلوگیری می‌شود. مزیت پاکت افقی نسبت به عمودی در این است که دسترسی به برگه‌های داخل آن راحت‌تر انجام می‌شود ولی پاکت عمودی از محرمانگی بیشتری سود می‌برد. در طراحی این پاکت هم سه عنصر لوگو، رنگ سازمانی و پترن مورد توجه قرار می‌گیرد.

مهر شرکت دارای جنبه اعتمادسازی و نماد ضمانت آن است. مهر معمولاً به شکل لوگو و یا طرحی که متناسب با لوگوی شرکت است، طراحی می‌شود. مهر می‌تواند حاوی اطلاعات رسمی شرکت مانند شماره ثبت و یا حاوی برخی از اطلاعات ارتباطی شرکت مانند شماره تلفن دفتر مرکزی یا آدرس سایت باشد. اندازه مهر باید متناسب با اندازه سربرگ انتخاب شود. مطمئناً یک مهر بزرگ روی یک سربرگ کوچک، منظره خوبی ایجاد نخواهد کرد.

کارکرد اصلی برگه‌های یادداشت درج اطلاعات یکبار مصرف و یادداشت‌برداری برای استفاده در آینده است. برگه یادداشت معمولاً یکی از رایج‌ترین نیازهایی است که تقریباً در همه کسب و کارها به میزان کم یا زیاد لازم است. مشتری در نگاه اول برگه یادداشت را برای تأمین نیاز خود برمی‌دارد ولی در عمل برند شما را هم با خود به همراه خواهد برد. درج لوگو و اطلاعات ارتباطی از ملزومات یک برگه یادداشت خوب در طراحی ست اداری است.

پرچم نماد صلابت یک شرکت و میزان بالای اعتماد به نفس مدیران یک کسب و کار است. بر روی پرچم معمولاً از طرح لوگوی شرکت استفاده می‌شود. اندازه پرچم باید متناسب با مکان‌هایی که استفاده می‌شود، طراحی شود. مثلاً پرچمی که بر روی میز مدیریت در کنار پرچم ایران قرار می‌گیرد باید متناسب با اندازه میز و اندازه پرچم ایران انتخاب شود و پرچمی که قرار است در جلوی سالن شرکت در یک نمایشگاه عمومی قرار داده شود، باید به اندازه‌ای باشد که به راحتی دیده شود.

بج‌سینه (Lapple Pin یا Badge Pin) یا گل‌سینه وسیله‌ای است که رسالت اصلی آن تثبیت هویت بصری شرکت در نگاه سایرین است که از طریق تکرار در دیده شدن آن بر روی لباس افراد شرکت به دست می‌آید. بج‌سینه معمولاً در هنگام حضور در شرکت یا فعالیت‌های مرتبط با کسب وکار، توسط مدیران و کارکنان شرکت بر روی لباس و در نزدیکی قلب انسان متصل می‌شود. این کار به معنای عشق، علاقه و اعتماد مدیران و کارکنان به برند شرکت و حتی شغل آنهاست و به این معناست که آنها با تمام قلب خود به محصولات و خدمات شرکت اعتقاد دارند. بدیهی است که این کار می‌تواند تأثیر زیادی در اعتماد مشتریان به شما بگذارد. برای طراحی بج‌سینه معمولاً از طرح لوگوی شرکت استفاده می‌شود و معمولاً برای زیبایی بیشتر از آبکاری طلا یا نقره استفاده می‌شود.

زونکن‌ها نماد انباشتگی، مداومت و تجربه دراز‌مدت در تولید محصولات و ارائه خدمات هستند که می‌تواند اعتبار مناسبی برای یک برند به ارمغان بیاورد. از زونکن‌ها معمولاً برای بایگانی و دسته‌بندی اوراق و اسناد اداری استفاده می‌شود. یکی از کاربردهای جذاب زونکن، استفاده از آن برای تهیه کاتالوگ محصولات شرکت است که به مرور زمان افزایش می‌یابد. معمولاً زونکنی که برای تهیه کاتالوگ استفاده می‌شود بیشتر در جلوی دید مشتریان است و باید حساسیت بیشتری بر روی طراحی آن به خرج داده شود.

پوشه مأموریت انتقال اسناد را در داخل شرکت به عهده دارد. در طراحی پوشه معمولاً لوگوی شرکت و آدرس کامل آن در کنار ترکیبی از رنگ سازمانی استفاده می‌شود. اندازه پوشه‌ها معمولاً کمی بزرگتر از سربرگ در نظر گرفته می‌شود تا نامه‌های شرکت و اسناد دیگر به راحتی در داخل آن جای گیرند. خیلی از پوشه‌ها معمولاً دارای جیب داخلی و یا برش‌های روی آن هستند تا برای قرار دادن کارت ویزیت، لوح‌های فشرده و سایر موارد استفاده شود.

پاکت کاتالوگ، پاکتی است که برای ارسال کاتالوگ یک کسب‌وکار به خصوص برای مشتریان خاص استفاده می‌شود. بنابراین در طراحی این پاکت در ابتدا باید در مورد نوع طراحی کاتالوگ و اندازه آن، بررسی لازم صورت گیرد. بسته به اندازه کاتالوگ و همچنین استفاده از ابزار فلزی یا غیر فلزی در صحافی کاتالوگ، باید از اندازه و جنس متفاوتی در پاکت کاتالوگ استفاده شود. استفاده از اطلاعات ارتباطی شرکت بر روی پاکت کاتالوگ هم از ضروریات است.

کیف حمل پرسنلی نشانه‌ی توجه یک برند یا شرکت به آسودگی کارکنان و یکپارچه‌سازی آنان است. این نوع کیف معمولاً برای تمام پرسنل یک شرکت و یا برای کسانی که وظیفه آنها ایجاب می‌کند که وسایل مختلفی را برای انجام مأموریت‌های محوله حمل کنند، طراحی می‌شود. معمولاً لوگوی شرکت و اطلاعات ارتباطی شرکت به گونه‌ای که بیش از حد بزرگ نباشد، روی آن حک می‌شود. اندازه این کیف باید متناسب با وسایل و اشیایی که کارکنان شرکت هنگام آمدن به شرکت با خود حمل می کنند، طراحی شود.

شاپینگ‌بگ ابزاری است که افراد می‌توانند از آن برای حمل اشیای متفرقه استفاده نمایند. وجود شاپیتگ‌بگ به این معناست که شما در شرکت خود فکر همه چیز را کرده‌اید و به کوچکترین نیازهای افراد هم توجه داشته‌اید. این موضوع اطمینان خاطر و احساس خوبی برای مشتریان، پرسنل یا طرف کاری شما ایجاد خواهد کرد. استفاده از لوگو و درج راه‌های ارتباطی با شرکت در نقطه مناسب، از اصول طراحی یک شاپینگ‌بگ مناسب است.

خودکارها مکمل برگه‌ها و دفترچه‌های یادداشت هستند و وجود تعداد مناسبی از آنها روی میز قرارداد شرکت، می‌تواند نشانه این باشد که در شرکت شما همه چیز سر جای خودش است. معمولاً بر روی خودکارهای اداری لوگو و برند شرکت ثبت می‌شود تا نام برند را به مدت طولانی نزد مخاطبان زنده نگه دارد.

برچسب یا لیبل اداری برای تولید مفهوم مالکیت در شرکت استفاده می‌شود و به عنوان برچسب اموال بر روی اموال شرکت چسبانده می‌شود. بهتر است در طراحی برچسب اموال هم از رنگ‌بندی هماهنگ با رنگ سازمانی استفاده نمود و در طراحی آن نقطه مناسبی برای درج کد اموال و همچنین لوگوی برند در نظر گرفته شود.