تصميم مجموعة الاوراق الادارية

هي الورقة التي يتم عبرها تنفيذ مراسلات الشركة الرسمية ووظيفتها نقل المحتوى (content). الورقة الهامشية الجيدة يجب ان يتموضع شعار الشركة فيها بمكان جيد وان تحتوي على كافة معلومات الاتصال بالشركة مثل العنوان، الهاتف، الموقع الالكتروني وغيرها والتي لا يجب ان تطغى على مكان كتابة النص الرئيسي. وعادة ما يتم تصميم الاوراق الهامشية بمقياس A4 او A5 وبوجه واحد وخلفية بسيطة حتى لا تتعرض لتغير في اللون عند الطباعة او ارسال فاكس. في مجموعة "بمان" يمكنكم طلب استخدام نمط خاص بعلامتكم التجارية خلف الورقة وبسعر جيد. النمط هو نموذج صوري قابل للتكرار والتي تستخدمه العلامات التجارية المعتبرة في التصاميم الغرافيكية.

وظيفة المغلف او الظرف هي تامين سرية مراسلات الشركة ونقل رسائل الشركة الى بقية الشركات والمنظمات. بالنسبة للشركات التي تتلقى مغلفا منكم لاول مرة فسيكون تصميم المغلف اول صورة تتكون في ذهنهم عن علامتكم التجارية. ان المغلف الاصلي يجب ان يحتوي في ظهره على شعار الشركة ومعلومات الاتصال خاصتها وان يحتوي على مكان كاف لكتابة المرسل والمرسل اليه والطابع الخاص بالرسالة. وستحدد ابعاد المغلف وفقا لابعاد الورقة الهامشية ونوع العمل خاصتكم خاصة اذا كان عملكم يتضمن مراسلات كثيرة، فسيحول دون هدر الكثير من الورق. كما ان تصميم القسم الداخلي للمغلف بنمط الشركة هو من نقاط تميز "بمان" لتصميم المغلفات.

ان وظيفة مغلف A4 هو حماية المستندات الادارية في شركة او منظمة ما. وبمساعدة هذا النوع من المغلفات والتي يتم تصميمها عادة على شكل عمودي او افقي، على حفظ وحماية الاوراق والمستندات الادارية مثل الاوراق الهامشية والفواتير والعقود والمسودات ويحول دون تآكلها. ان ما يميز المغلف الافقي عن العمودي هو سهولة الوصول الى محتوى المغلف في النوع الافقي لكن المغلف العمودي يساعد على حفظ سرية المحتوى اكثر. في تصميم هذا المغلف يتم الاخذ ايضا بعين الاعتبار العناصر الثلاثة وهي الشعار، اللون المنظم والنمط.

يمتلك ختم الشركة الناحية الموثوقية وهو رمز للضمان. يتم تصميم الختم عادة على نمط الشعار او بما يتناسب مع شعار الشركة. يمكن للختم ان يحتوي على معلومات الشركة الرسمية مثل رقم التسجيل او معلومات الاتصال بالشركة مثل رقم الهاتف او المكتب الرئيسي او موقع الشركة الالكتروني. ويجب اختيار حجم الختم بما يتناسب وابعاد الورقة الهامشية. بالتاكيد فان الختم الكبير على ورقة صغيرة لن يتمتع بمنظر جيد.

ان العمل الاساسي لاوراق المسودة هو تدوين المعلومات عليها لمرة واحدة او لتسجيل المعلومات لاستخدامها لاحقا. ان اوراق المسودة هي اكثر الاشياء التي تحتاجها كافة الاعمال باحجام قليلة او كثيرة. في الوهلة الاولى يقوم العميل باخذ ورقة مسودة لتسجيل ما يحتاجه عليها لكنه في الواقع يقوم باخذ علامتكم التجارية معه. ان ادراج الشعار ومعلومات الاتصال من اساسيات المسودة الجيدة في تصميم المجموعة الادارية.

العلم هو رمز الاستحكام للشركة ونسبة ثقة المدراء العالية بانفسهم في عمل ما. يستخدم عادة تصميم شعار الشركة على العلم. يجب ان يكون تصميم حجم العلم متناسبا مع المكان الذي سيستعمل فيه. على سبيل المثال يجب على العم الذي سيوضع على طاولة الى جانب علم ايران ان يكون حجمه متناسبا مع الطاولة وعلم ايران والعلم الذي من المقرر ان يوضع امام صالة الشركة في معرض عمومي ان يكون حجمه مناسبا ليرى بسهولة.

دبوس الصدر (Lapple Pin) او وردة الصدر (Badge Pin) هو وسيلة رسالتها الرئيسية تثبيت الهوية البصرية للشركة في نظر الاخرين من خلال تكرار مشاهدته على لباس الافراد في الشركة. يتم عادة وضع دبوس الصدر من قبل المدراء او العاملين في الشركة على اللباس قريبا من ناحية القلب عند حضورهم لفعاليات ترتبط بالعمل. وهذا العمل يعني حب وثقة المدراء والعاملين بعلامة الشركة التجارية وعملهم وهذا يعني اعتقادهم التام بمنتجات او خدمات هذه الشركة. ومن الطبيعي ان هذا العمل يمكن ان يؤثر بشكل كبير على ثقة العملاء بكم. من اجل تصميم دبوس الصدر عادة ما يتم استخدام شعار الشركة لهذا الامر كما يتم تغطيسه بماء الذهب او الفضة لاعطائه جمالية اكبر.

المصنفات هي رمز للتخزين والارشفة والتجربة الطويلة في انتاج المنتجات وتقديم الخدمات والتي يمكن ان تعطي اعتبارا مناسبا للعلامة التجارية. تستخدم المصنفات عادة لارشفة وتصنيف الاوراق والمستندات الادارية. كما ان احد الاستعمالات الجذابة للمصنفات هو اعداد كاتالوجات منتجات الشركة والتي تزداد مع الزمن. ان المصنف الذي يستخدم لاعداد الكاتالوج عادة ما يقع تحت نظر العملاء بكثرة ولهذا يجب ان يتم تصميمه بدقة.

تتلخص مهمة المجلدات بنقل المستندات داخل الشركة. عادة ما يستخدم في تصميم المجلدات شعار الشركة والعنوان الكامل لها بالاضافة الى تركيب من اللون المنظم. يكون حجم المجلدات عادة اكبر بقليل من الاوراق الهامشية حتى تستوعب بداخلها رسائل الشركو والاوراق الادارية الاخرى بسهولة. كما تحتوي العديد من المجلدات على جيب داخلي او شق خارجي لاستخدامها لوضع بطاقات العمل او الاقراص المضغوطة وبقية الاشياء المشابهة.

مغلف الكاتالوج هو مغلف يستخدم لارسال كاتالوج العمل الى عملاء خاصين. ولهذا فمن اجل تصميم هذا المغلف يجب في البداية دراسة نوع تصميم الكاتالوج وحجمه. ويجب اختيار المادة المصنوع منها المغلف نظرا لحجم الكاتالوج وطريقة تجليده هل هو غلاسور معدني ام لا. ومن الضروري الاستفادة من معلومات الاتصال بالشركة على مغلف الكاتالوج.

ان حقيبة الحمل الشخصية هي دلالة على اهتمام العلامة التجارية او الشركة براحة العمال وتوحيدهم. يتم تصميم هذه الحقيبة لكافة كادر عمل الشركة او للاشخاص الذي يستلزم عملهم حمل وسائل مختلفة. عادة ما يتم نقش معلومات اتصال الشركة وشعارها بنحو لا يكون كبير اكثر من اللازم. ويجب ان تكون ابعاد الحقيبة تتناسب مع الاشياء التي يحملها العمال عند قدومهم الى الشركة.

اكياس التسوق هي وسائل يمكن ان يستخدمها الاشخاص لحمل اشياء مختلفة. ان وجود اكياس للتسوق يعني بانكم فكرتكم في شركتكم بكل شيء وتعنون باصغر حاجات الاشخاص. وهذا الامر سيخلق شعورا جيدا لدى العملاء وكادر العمل لديكم. هذا وان الاستفادة من الشعار وكتابة طرق الاتصال بالشركة في مكان مناسب من اساسيات تصميم اكياس التسوق.

ان الاقلام تكمل الاوراق ودفاتر الملاحظات وان وجود عدد مناسب منها على طاولة عقود الشركة يعني انه في شركتكم كل شيء يوجد في مكانه. عادة ما يتم وضع شعار الشركة وعلامتها التجارية على الاقلام الادارية حتى يبقى اسم العلامة التجارية لدى المخاطبين لفترة طويلة.

تستخدم الملصقات الادارية لانتاج مفهوم الملكية في الشركة وتستخدم كملصقات اموال على اموال الشركة. من الافضل ان يتم استخدام الوان تتناسب واللون المنظم في تصميم ملصقات الاموال وان يتم الاخذ بعين الاعتبار مكان لتدوين رمز الاموال وشعار العلامة التجارية.